Vofi organisieren

Vofi Finanzen

Zunächst einmal benötigt man Geld. Von allen Mitglieder des Jahrgangs kann hierzu ein fester Betrag eingesammelt werden. Dieser wird von jedem Schüler einmalig gezahlt und alle zusammen bilden das Startkapital.
Bei einem Jahrgang von ca. 150 Personen sind 60 € pro Person angemessen. Sollte nach der finalen Feier genug Geld übrig sein, wird allen Schülern ihr Geld zurückerstattet. Natürlich ist es auch möglich Sponsoren anzuwerben.
Die Rückseiten der Flyer, sollte es welche geben, können beispielsweise mit Werbung bedruckt werden.

Vofi Location

Ebenfalls benötigt man einen Ort zum Feiern (Halle, Zelt, Wiese). Es sollte für mehrere hundert Menschen Platz sein um sicher zu gehen, dass die Einnahmen die Ausgaben übersteigen. Am besten geeignet sind leerstehende Lagerhallen, da dort nur wenig Sachschaden entstehen kann.

Vofi Getränke

Meistens besteht das Getränkerepertoir aus Bier, Wein und antialkoholischen Getränken aller Art. Bei Getränkemärkten ist es meist möglich Getränke auf Komission zu kaufen. D.h. eine große Menge an Getränken wird geordert und später werden alle unberührten Flaschen wieder zurück gegeben. So bleibt kaum ein Rest an Getränken übrig und die Kosten dafür halten sich so gering wie möglich. Der Ausschank hochprozentiger Getränke stößt beim Ordnungsamt oft auf Ablehnung, grundsätzlich ist es jedoch möglich eine Ausschankgenehmigung dafür zu erwerben.

Absperrungen für die Vofi

Um die Besucherströme in die richtige Richtung zu leiten und Bereiche vom allgemeinen Trubel abzugrenzen, empfiehlt es sich Bauzäune zu mieten. Außerdem verhindern diese bei Veranstaltungen auf freiem Feld, dass Gäste das Gelände betreten ohne Eintritt zu zahlen. Bauzäune kann man bei ​Bauunternehmern günstig mieten.

Sanitäre Anlagen - Toiletten für die Vofi

Extrem wichtig, falls nicht vorhanden, sind Toiletten. Für Partys ab 800-1000 Personen empfiehlt sich ein zweiter Toilettenwagen. Es ist ebenfalls davon auszugehen, dass die Toiletten im Laufe des Abends Opfer von Vandalismus werden.

Sicherheit bei der Vofi

Womit wir beim nächsten Thema wären: Security. Ein eingespieltes Team aus professionellen Securityleuten ist für eine Vofi unabdingbar. Es gibt immer einige die randalieren, Sachbeschädigung begehen oder Schlägereien anfangen. Als Organisationsteam hat man zwar das Sagen, aber keinen Einfluss auf betrunkene Schläger.

Für Vofi Atmosphäre sorgen

Um für die gute Stimmung zu garantieren fehlt außer dem Alkohol natürlich noch eines: ein DJ nebst einer professionellen Musik- und Lichtanlage. Verschiedene Veranstaltungstechniker und DJs findet man übers Internet.
Welche Musik gespielt wird kann meistens zuvor besprochen werden. In der Regel hat ein professioneller DJ jedoch eine gewisse Ahnung davon welche Musik dem Anlass angemessen ist. Dazu gehören auch Gogo-Girls.
Diese können meist über die Firma für die Veranstaltungstechnik mitgebucht werden.

Werbung für die Vofi machen

Flyer und Plakate können in Copyshops oder im Internet bestellt werden. Es lohnt sich verschiedene Angebote zu vergleichen. Das Designen der Flyer kann ebenfalls von Profis erledigt werden ist dann aber mit zusätzlichen Kosten verbunden. Designer kann man ebenfalls im Internet finden aber meist kennt sich jemand im Jahrgang auch damit aus. Pro Vofi sollten 2000-3000 Flyer genügen. Hat man schon einen gewissen Bekanntheitsgrad erreicht, genügen auch weniger.

Sonstiges

Jetzt geht es an die Feinarbeit, d.h.: Bändchen oder Stempel für die Besucher müssen besorgt werden, damit diese die Party auch kurzzeitig verlassen können ohne später wieder Eintritt zahlen zu müssen. Es müssen Becher bereitgestellt werden und Preislisten für die Getränke müssen, für jeden sichtbar, aufgehängt werden. Ebenfalls auf der Karte angegeben sein, müssen: Die Größe der Becher, der Alkoholgehalt der Getränke, die Marke und, bei Wein, der Abfüller. Das Ausstreuen von Sägemehl o.ä. ist sinnvoll, um dem Boden eine gewisse Saugkraft zu geben und die Aufräumarbeiten zu erleichtern.